LA GERENCIA
"La labor gerencial en las organizaciones se fundamenta, entre otros aspectos, en la expectativa de que las personas que ocupan los cargos directivos sean, ante todo, estrategas capaces de proponer, diseñar y ejecutar alternativas de acción que logren convocar e involucrar a todos los colaboradores alrededor de ideas innovadoras".
"La labor gerencial en las organizaciones se fundamenta, entre otros aspectos, en la expectativa de que las personas que ocupan los cargos directivos sean, ante todo, estrategas capaces de proponer, diseñar y ejecutar alternativas de acción que logren convocar e involucrar a todos los colaboradores alrededor de ideas innovadoras".
(Por. José Manuel Vecino P.)
TRÍPTICO:
PORTADA: La Organización como elemento de la Gerencia
LA ORGANIZACIÓN COMO ELEMENTO DE LA
GERENCIA
Organización
Existen varias escuelas filosóficas que han
estudiado la organización como sistema social y como estructura de acción,
tales como el estructuralismo y el empirismo. Para desarrollar una teoría de la
organización es preciso primero establecer sus leyes o al menos principios
teóricos para así continuar elaborando una teoría sobre ellos. Un camino sería
clasificar y mostrar las diferentes formas de organizaciones que han sido más
estudiadas, tales como la burocracia como administración o elementos que componen
la organización y que igualmente han sido ya muy tratados, tales como el
liderazgo formal e informal. Como metodología, esto se llama Investigación
Operativa y en el ámbito de las Ciencias Sociales es el campo de estudio de la
Sociología de la Organización. Un nuevo uso está emergiendo en las
organizaciones: La Gestión del Conocimiento. Típicamente, la organización está
en todas partes, lo que dificulta su definición independiente " (del Latín
Organón, órgano elemento de un
sistema y sistema en sí mismo) es prácticamente utilizado en todos los ámbitos
(empresarial, educativo, social, deportivo, religioso, etc.) para referirse,
por una parte, a una entidad (por ejemplo, a una empresa, corporación,
institución pública, organización no gubernamental, etc.) y por otra, a una
actividad (como la organización de una empresa, un evento o simplemente de una
reunión familiar); por tanto, requiere de un concepto que pueda ser aplicado a
cada uno de éstos casos por separado y/o a ambos al mismo tiempo, con la
finalidad de tener una idea cabal acerca del significado de éste término según
el contexto en el que se utilice.
Por ello, en esta investigación se plantean
tres conceptos de organización: uno aplicable a entidades, otro a actividades y
un tercero, aplicable a ambos casos.
1.
Concepto de Organización Aplicable a Entidades
Para este caso en particular (cuando el
término organización es utilizado para referirse a una colectividad considerada
como unidad, como una empresa, corporación, compañía o institución), planteo el
siguiente concepto de organización:
Una organización es un conjunto de elementos,
compuesto principalmente por personas, que actúan e interactúan entre sí bajo
una estructura pensada y diseñada para que los recursos humanos, financieros,
físicos, de información y otros, de forma coordinada, ordenada y regulada por
un conjunto de normas, logren determinados fines, los cuales pueden ser de
lucro o no.
Como ejemplo, tenemos a las grandes
corporaciones, medianas y pequeñas empresas (mypes) y microempresas que son
organizaciones con fines de lucro; en cambio, las ONG´s e instituciones
públicas (pertenecientes al Estado) son en la mayoría de los casos,
organizaciones sin fines de lucro.
Por otra parte, cabe señalar que el término
organización no solo se utiliza para referirse a entidades legalmente
establecidas, sino también, a entidades que operan informalmente, e incluso, a
aquellas que actúan o ejercen operaciones al margen de la ley, como
organizaciones criminales, delincuenciales, mafiosas u otras.
2. Concepto
de Organización Aplicable a Actividades
Para este caso (en el que el término
organización se emplea para referirse a un conjunto de operaciones o tareas
propias de una persona o entidad), se plantea el siguiente concepto de
organización:
La organización es el resultado de coordinar,
disponer y ordenar los recursos disponibles (humanos, financieros, físicos y
otros) y las actividades necesarias, de tal manera, que se logren los fines
propuestos.
Como ejemplo, tenemos la organización de una
empresa que ofrece productos de valor, es competitiva en el mercado y genera
una determinada utilidad, o, la organización de un evento para el lanzamiento
de un nuevo producto con la finalidad de lograr un buen posicionamiento inicial
de la marca.
3.
Concepto de Organización Aplicable a Ambos Casos
En tercer lugar, tenemos el siguiente
concepto de organización aplicable para ambos casos:
El término organización es utilizado para
referirse a entidades y actividades, por tanto, tiene dos significados: el
primero, se refiere a un conjunto de elementos, compuesto principalmente por
personas, que actúan e interactúan entre sí bajo una estructura pensada y
diseñada para que los recursos humanos, financieros, físicos, de información y
otros, de forma coordinada, ordenada y regulada por un conjunto de normas,
logren determinados fines, los cuales pueden ser de lucro o no; y el segundo:
se refiere al resultado de coordinar, disponer y ordenar los recursos
disponibles (humanos, financieros, físicos y otros) y las actividades
necesarias, de tal manera que se logren los fines propuestos.
Otros conceptos generales de la Organización
Es un sistema de actividades conscientemente coordinadas formado
por dos o más personas y la cooperación
entre ellas es esencial para la existencia de la organización. Una organización
sólo existe cuando hay personas capaces de comunicarse y que están dispuestas a
actuar conjuntamente para obtener un objetivo común. Es un conjunto de cargos
con reglas y normas de comportamiento que han de respetar todos sus miembros, y
así generar el medio que permite la acción de una empresa. La organización es
el acto de disponer y coordinar los recursos disponibles (materiales, humanos y
financieros). Funciona mediante normas y bases de datos que han sido dispuestas
para estos propósitos.
Grupo
social compuesto por personas, tareas y administración, que forman una estructura
sistemática de relaciones de interacción, tendientes a producir bienes y/o
servicios para satisfacer las necesidades de una comunidad dentro de un entorno
y así poder satisfacer su propósito distintivo que es su misión.
Elementos de la organización
1. División
del trabajo: Para dividir el trabajo
es necesario seguir una secuencia que abarca las siguientes etapas: La primera Jerarquización, que dispone de las
funciones del grupo social por orden de rango, grado o importancia. La segunda Departamentalización, que divide y
agrupa todas las funciones y actividades
en unidades específicas, con base en su similitud.
2. Coordinación: Es la sincronización de los recursos
y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad,
armonía y rapidez, en desarrollo de los objetivos
Propósito de la organización
El
propósito de la organización es ayudar a lograr que los objetivos tengan
significado y contribuyan a la eficiencia organizacional.
Organización eficiente
Una
organización es eficiente si está estructurada para ayudar al logro de los
objetivos de la empresa con un mínimo de consecuencias o costos no deseados.
Causa
de la organización
La causa básica de la
estructura organizacional es la limitación del tramo de la administración. Si no existiera esa limitación, una
empresa no organizada podría tener un solo gerente.
¿Que es el Tramo de control
administrativo?
El numero de subordinados que depende
directamente de un gerente dado. También llamado tramo de control o tramo de administración.
Para
ampliar este concepto se podría decir lo siguiente:
El
tramo de control administrativo significa la cantidad de personas y departamentos
que dependen directamente de un gerente específico. Cuando se ha dividido el
trabajo, creado departamentos y elegido el tramo de control; los gerentes
pueden seleccionar una cadena de mando, es decir, un plan que especifica quien
depende de quién.
Elegir un tramo de control
administrativo en la jerarquía organizacional es importante por dos razones:
1. El tramo puede influir en
lo que ocurra con las relaciones laborales en un departamento específico.
2. El tramo puede afectar la
velocidad de las decisiones que se toman en situaciones que implican, por
necesidad, diversos niveles de la jerarquía organizacional.
La organización formal
La
organización formal es la determinación de los estándares de interrelación
entre los órganos o cargos, definidos por las normas, directrices y reglamentos
de la organización para lograr los objetivos.
Características básicas de la organización
formal
1. Consta
de escalas jerárquicas o niveles funcionales establecidos en el organigrama.
2. Es
racional.
3. Es
una de las principales características de la teoría clásica.
4. Según
Taylor (defensor de este tipo de organización), la organización debe basarse en
la división del trabajo y por consiguiente en la especialización del obrero,
pretendiendo una organización funcional súper especializada.
Hoy
en día podemos decir que: “Vivimos en una Sociedad de Organizaciones”.
Ejemplo: Los bancos, las
universidades, los colegios, los organismos públicos y privados, fundaciones,
empresas mixtas, entre otras.
Administración
La administración se
define como el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas
trabajando en grupo alcance con eficiencia metas seleccionadas. Esta se aplica
a todo tipo de organizaciones bien sean pequeñas o grandes empresas lucrativas
y no lucrativas, a las industrias manufactureras y a las de servicios.
Definiciones de Administración
Según Idalberto Chiavenato, la administración es "el proceso de
planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los
objetivos organizacionales"
Para Robbins y Coulter, la administración es la "coordinación de
las actividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz
con otras personas y a través de ellas"
Hitt, Black y Porter, definen la administración como "el proceso de estructurar y
utilizar conjuntos de recursos orientados hacia el logro de metas, para llevar
a cabo las tareas en un entorno organizacional"
Según Díez de Castro, García del Junco, Martín Jiménez y Periáñez Cristóbal,
la administración es "el conjunto de las funciones o procesos básicos
(planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar) que, realizados
convenientemente, repercuten de forma positiva en la eficacia y eficiencia de
la actividad realizada en la organización"
Para Koontz y Weihrich, la administración es "el proceso de diseñar
y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan
eficientemente objetivos específicos"
Para Reinaldo O. Da Silva, define la administración como "un
conjunto de actividades dirigido a aprovechar los recursos de manera eficiente
y eficaz con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos o metas de la
organización"
En este punto y teniendo
en cuenta las anteriores propuestas, planteamos la siguiente definición de
administración:
La administración es el
proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos y
las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos o metas de
la organización de manera eficiente y eficaz.
Esta definición se
subdivide en cinco partes fundamentales que se explican a continuación:
1-
Proceso de planear,
organizar, dirigir y controlar: Es decir, realizar un conjunto de actividades o funciones de
forma secuencial.
2-
Uso de recursos: Se refiere a la
utilización de los distintos tipos de recursos que dispone la organización:
humanos, financieros, materiales y de información.
3-
Actividades de trabajo: Son el conjunto de
operaciones o tareas que se realizan en la organización y que al igual que los
recursos, son indispensables para el logro de los objetivos establecidos.
4-
Logro de objetivos o metas
de la organización: Todo el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar la
utilización de recursos y la realización de actividades, no son realizados al
azar, sino con el propósito de lograr los objetivos o metas de la organización.
5-
Eficiencia y eficacia: En esencia, la eficacia
es el cumplimiento de objetivos y la eficiencia es el logro de objetivos con el
empleo de la mínima cantidad de recursos.
En pocas palabras, administrar ya sea una
organización, una familia o la vida de uno mismo, es decidir con anticipación lo que se quiere
lograr y el cómo se va a lograr, para luego, utilizar los recursos disponibles
y ejecutar las actividades planificadas con la finalidad de lograr los
objetivos o metas establecidos, haciendo lo que debe hacerse con la menor
cantidad de recursos posibles.
La administración consiste
en darle forma de manera consistente y constante a las organizaciones. Todas
las organizaciones cuentan con personas que tienen el encargo de servirle para
alcanzar sus metas, llamados Gerentes, Administradores, Supervisores, entre
otros.
Gerente
Un gerente, es una persona
responsable de dirigir las actividades que ayudan a las organizaciones para
alcanzar sus metas. La medida de la eficiencia y la eficacia de un gerente, es
el grado en que determine y alcance los objetivos apropiados.
Los gerentes actúan
mediante relaciones que son vías de dos sentidos, es decir, una de las partes está sujeta a la otra.
Los gerentes también actúan
mediante relaciones que tienen repercusiones que involucran a otras personas,
para bien o para mal.
Administradores
Son individuos en una
organización que dirigen las actividades de otros. Estos también podrán tener
algunas responsabilidades operativas. Se pueden dividir en dos grupos:
A.
Los operativos, son personas que trabajan directamente en un
puesto o actividad y no tienen responsabilidad de supervisar el trabajo de
otros empleados.
B.
Los administradores, dirigen las actividades de otras gentes.
Los administradores
convierten un conjunto de recursos humanos, materiales, técnicos, monetarios,
de tiempo y espacio en una empresa útil y efectiva.
Estos tienen la
responsabilidad de realizar acciones que permitan que las personas hagan sus
mejores aportaciones a los objetivos del grupo.
Los administradores se
clasifican en:
1.
Los administradores de primera línea por lo general lo llamamos
supervisores.
2.
Los de mandos medios pueden ostentar títulos como de jefe de
departamentos o de oficina, líder del proyecto, jefe de unidad, gerente de
distrito, decano, obispo o gerente divisional.
Los administradores por lo
común ostentan títulos de vicepresidente, presidente, canciller, director administrativo,
director general y otros.
El Entorno de las Organizaciones
Todas las organizaciones viven en un entorno que afecta sus
operaciones. El entorno es la fuente de recursos necesarios para sobrevivir (incluyendo
clientes). La empresa es totalmente dependiente de su
entorno; su éxito depende en gran medida de cómo se relacione con éste.
Se puede definir
al entorno organizacional como el conjunto de fuerzas y condiciones que están
fuera de los límites de una organización y que tiene influencia suficiente
sobre la misma para afectar sus operaciones. Estas fuerzas están en un continuo
cambio, por lo que presentan a la organización oportunidades y amenazas.
La introducción de nuevas tecnologías o la apertura de mercados
globales son ejemplos en los cuales los cambios en el entorno generan
oportunidades para que los administradores obtengan recursos o entren en nuevos
mercados para fortalecer a sus organizaciones. En cambio, si nos encontramos
ante las llegadas de nuevos competidores o una recesión económica mundial,
estaremos frente a amenazas que los administradores deben saber manejar para
poder asegurar el abastecimiento de recursos y la venta de los bienes y
servicios producidos. En este punto, la capacidad que posean los
administradores para reaccionar apropiadamente a estos cambios será crucial
para el desempeño de la organización.
El entorno de trabajo
comprende las fuerzas procedentes de proveedores, distribuidores,
clientes y competencia. Estas fuerzas influyen en la capacidad que
tiene la organización de obtener recursos y vender sus bienes y servicios. Las
fuerzas que contiene el entorno de trabajo tienen un efecto inmediato y directo
sobre la organización y sus administradores.
1. Proveedores: organizaciones que aportan material y equipo así como también
proporcionan servicios financieros y de mano de obra.
2. Clientes:
las organizaciones existen para resolver las necesidades de los clientes, ya
que son quienes absorben la producción de la organización.
3. Competidores: todas las organizaciones, hasta los monopolios, tienen uno o más
competidores. Es imprescindible el monitoreo y la identificación de los mismos.
4. Gobierno:
los gobiernos en todos sus ámbitos (ya sea nacional, provincial, o municipal)
influyen en lo que las organizaciones pueden o no hacer. Algunas organizaciones
están además bajo el control de agencias gubernamentales específicas.
El entorno general es el
conjunto de fuerzas y condiciones que proceden de las condiciones económicas,
tecnológicas, socioculturales, demográficas, políticas, legales y globales del
entorno. Estas afectan tanto a la organización como a su entorno de trabajo.
Las oportunidades y amenazas que se presentan en el entorno general son más
difíciles de identificar y abordar por los administradores. Los factores o
condiciones que influyen en este entorno son:
1. Condiciones económicas: la inflación, la distribución del ingreso disponible, la presión
tributaria, etc. son factores económicos del entorno general que pueden afectar
las prácticas administrativas.
2. Condiciones políticas: comprenden la estabilidad política, todas las políticas que se
desarrollen con respecto a: salud, vivienda, empleo fomento, etc., las
políticas internacionales como: integración, tratados comerciales,
concertaciones, etc. las políticas proteccionistas que se apliquen, las
políticas de libre cambio, etc.
3. Condiciones sociales: ya que la empresa es un sistema social, tiene presiones y ejerce
influencias sobre el medio. Las tradiciones y actitudes respecto a el trabajo,
el grupo familiar la educación, el ahorro, etc.
4. Global: la globalización es un fenómeno de considerable impacto en la
administración y en las organizaciones.
Tipos de entornos en una organización
El entorno tradicional: aquí una organización no le brinda
interés a su entorno. Se rige en ideas obsoletas para solucionar sus problemas
en base a los criterios vertidos por los líderes y máximos representantes de la
organización.
El entorno actual: el
entorno actual de una organización se encuentra sometido a varios cambios que
son inciertos y comprometen su futuro; tiene varias fuerzas entre las que se
encuentran el talento humano, el mercado, la internacionalización, la
innovación y tecnología, además de las finanzas.
Además cabe destacar que no todos los entornos son iguales, difieren
en su grado de incertidumbre, que puede ser dividida en dos dimensiones: grado
de cambio y grado de complejidad.
Cuando hablamos del grado de cambio, nos referimos a un cambio que sea
imprevisible, ya que si el cambio pudo ser previsto la incertidumbre que
ocasiona es menor ya que existe un lapso para reprogramar el curso.
El grado de complejidad se refiere al número de componentes en el
entorno de una organización y al grado de conocimiento que la empresa tiene
sobre estos componentes. Cuanto más pequeño sea el número de competidores, clientes
proveedores y agencias gubernamentales con las que debe actuar una
organización, menos incertidumbre habrá en su entorno.
También podemos decir que si los componentes del entorno de una
organización cambian con frecuencia, se denomina entorno dinámico, por el contrario si el cambio es mínimo, se llama
entorno estable.
En definitiva podemos decir, que tener bien identificado el entorno en
el que opera la organización y conocer las reglas de juego del mismo
ayudará mucho en la eficiente toma de
decisiones que la empresa deba afrontar.
Funciones
del Administrador
Muchos
autores referentes a la administración se han dado cuenta de que una clara y
útil organización de los conocimientos facilita el análisis de la
administración. De esta forma, al estudiar la administración resulta de gran
utilidad dividirla en cuatro (4) funciones administrativas: planificación,
organización, dirección y control, en torno de las cuales pueden organizarse
los conocimientos que se hallan en la base de esas funciones. Esta es la
explicación por la cual entraremos que los conceptos, principios, teorías, y
técnicas de la administración se agrupan en esas cuatro funciones.
Ciertamente
una determinada situación puede diferir considerablemente entre uno y otros
niveles de una organización o entre diversos tipos de empresas. De igual
manera, también el alcance de las autoridades puede variar, mientras que es
probable que los tipos de problemas por resolver sean considerablemente
distintos. Más aún, una persona en un puesto administrativo puede dirigir a
empleados de los departamentos de ventas, ingeniería o finanzas. Sin embargo,
es un hecho que todos los administradores obtienen resultados mediante el
establecimiento de un entorno favorable grupal.
1- Planificación: Consiste básicamente en elegir y fijar las misiones y objetivos
de la organización. Después, determinar las políticas, proyectos, programas,
procedimientos, métodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para
alcanzarlos, incluyendo además la toma de decisiones al tener que escoger entre
diversos cursos de acción futuros. En pocas palabras, es decidir con
anticipación lo que se quiere lograr en el futuro y el cómo se lo va a lograr.
2- Organización: Consiste en determinar qué tareas hay que hacer, quién las hace,
cómo se agrupan, quién rinde cuentas a quién y dónde se toman las decisiones.
3- Dirección: Es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan a
favor del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales; por lo tanto,
tiene que ver fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la
administración.
4- Control: Consiste en medir y corregir el desempeño individual y
organizacional para garantizar que los hechos se apeguen a los planes. Implica
la medición del desempeño con base en metas y planes, la detección de
desviaciones respecto de las normas y la contribución a la corrección de éstas.
Todos los administradores
ejercen funciones administrativas. Pero lo que difiere es el tiempo que dedican
a cada una de ellas. En la figura inferior, pueden observar una estimación
aproximada de esto que estamos hablando. Según la imagen, los administradores
de alto nivel dedican una mayor parte de su tiempo a la planeación y la
organización que los administradores de niveles inferiores. Por otro lado, la
dirección es una función que consume gran parte del tiempo de los supervisores
de primera línea. En cuanto a la función de control, la diferencia respecto al
tiempo destinado varía ligeramente entre los niveles organizacionales.
Según el Dr. Daniel Casais, la
tarea que lleva a cabo un "administrador" ha sido referida en
innumerables escritos, no obstante, le parece que un repaso de dichas tareas
puede ser beneficioso a fin de poder calibrar el accionar como ejecutivo.
Existen once (11) grandes elementos o roles que debe atender todo
administrador, los mismos son:
1.
Representación.
2.
Liderazgo.
3.
Planificador.
4.
Enlace.
5.
Base de Datos e Centro de Información.
6.
Distribuidor.
7.
Vocero.
8.
Intrapreneur.
9.
Administrador de conflictos.
10.
Facilitador de recursos.
11.
Negociador.
.Las funciones que antes detallamos, no pretenden ser un listado
acabado de las innumerables tareas que realiza un "administrador" en
una organización moderna.
El concepto de "administrador" clásico ya caducó. Este se
asocia a la idea de mantener un esquema dado en el tiempo. Hoy estamos hablando
de una función eminentemente dinámica, competitiva y exigente.
El "administrador" actual se debe asociar al Capitán de
buque en el medio de una violenta tormenta, donde además de lidiar con la
problemática interna de su organización debe evaluar el contexto y tomar
decisiones que lleven a su nave al puerto (objetivo) deseado. Ninguna función
dentro de la organización tiene la importancia como la del
"administrador". Es el único responsable de llevar a destino a la
empresa.
Desempeño
Organizacional y Gerencial
Las organizaciones actuales requieren
constantemente mejorar su desempeño para mantenerse competitivas y a la vez
están sometidas continuamente al impacto de cambios generados tanto interna
como externamente. Bien sea debido a Fusiones y Adquisiciones, Cambio de
Accionistas, Proyectos Tecnológicos, Rediseño de Procesos, Outsourcing,
Re-estructuración organizacional, Cambio de políticas, marco legal, etc. Los
procesos de transformación son cada vez más frecuentes
La administración es la principal actividad que
marca una diferencia en el grado que las organizaciones les sirven a las
personas que afectan.
El éxito que puede tener una organización al
alcanzar sus objetivos y también al satisfacer sus obligaciones sociales
depende, en gran medida, de sus gerentes. Si los gerentes realizan debidamente
su trabajo, es probable que la organización alcance sus metas.
¿Qué es el Desempeño Gerencial?
Es la medida de la eficiencia y la eficacia de un
gerente; grado en que determina o alcanza los objetivos apropiados.
La buena actuación de los gerentes (el desempeño
gerencial) es tema de muchos debates, análisis y confusiones en varios países.
Ocurre lo mismo con el desempeño organizacional; es decir,
el grado en que las organizaciones cumplen con su trabajo.
Eficacia y
Eficiencia
Dentro del mundo de la gerencia de empresas,
existen dos conceptos que no son fácilmente definidos y sobre todo
diferenciados uno del otro. Ellos son "Eficiencia" y el otro es
"Eficacia".
Eficiencia: es la capacidad de obtener los mayores resultados
con la mínima inversión. Se define como
"hacer las cosas bien". En Economía se le define como el
empleo de medios en tal forma que satisfagan un máximo cuantitativo o
cualitativo de fines o necesidades humanas. Es también una adecuada relación entre
ingresos y gastos.
Consiste en el buen uso de los recursos. En lograr
lo mayor posible con aquello que contamos. Si un grupo humano dispone de un
determinado número de insumos que son utilizados para producir bienes o
servicios, "eficiente" será aquel grupo que logre el mayor número de
bienes o servicios utilizando el menor número de insumos que le sea posible.
"Eficiente" es quien logra una alta productividad en relación a los
recursos que dispone.
Eficiencia se emplea para relacionar los esfuerzos
frente a los resultados que se obtengan. A mayores resultados, mayor
eficiencia. Si se obtiene mejores resultados con menor gasto de recursos o
menores esfuerzos, se habrá incrementado la eficiencia. Dos factores se
utilizan para medir o evaluar la eficiencia de las personas u organizaciones:
“Costo “y “Tiempo “.
El concepto de "hacer bien las cosas
debidas" nos pone en mayor capacidad de entender con mucha claridad el
vocablo de "Eficiencia".
Eficiencia se refiere a la producción de bienes o
servicios que la sociedad valora más, al menor costo social posible". Es
el cociente entre los resultados obtenidos y el valor de los recursos
empleados. La eficiencia no es un valor absoluto que se alcanza por sí mismo
sino que se determina por comparación con los resultados obtenidos por
terceros, quienes actúan en situaciones semejantes a las que deseamos analizar
"Eficiencia es alcanzar los objetivos por
medio de la elección de alternativas que pueden suministrar el mayor
beneficio"
Eficacia: es completar las actividades para conseguir las
metas de la organización con todos los recursos disponibles. Se define como
"hacer las cosas correctas".
Eficacia es la virtud, actividad y poder para obrar.
Cuando un grupo alcanza las metas u objetivos que habían sido previamente
establecidos, el grupo es eficaz.
Eficacia se refiere a los "Resultados" en
relación con las "Metas y cumplimiento de los Objetivos
organizacionales". Para ser eficaz se deben priorizar las tareas y
realizar ordenadamente aquellas que permiten alcanzarlos mejor y más
rápidamente.
Eficacia es el grado en que algo (procedimiento o
servicio) puede lograr el mejor resultado posible. La falta de eficacia no
puede ser reemplazada con mayor eficiencia porque no hay nada más inútil que
hacer muy bien, algo que no tiene valor.
Se atribuye a Peter Druker la frase que "Un líder debe tener un desempeño eficiente y
eficaz a la vez, pero aunque la eficiencia es importante, la eficacia es aún
más decisiva".
Podemos ser eficientes sin ser eficaces y podemos
ser eficaces sin ser eficientes. Lo ideal sería ser eficaces y a la vez ser
eficientes. ¿Es esto posible? Se puede dar el caso que se alcanzó la meta de
construir una autopista en un semana tal como se había previsto (fuimos
eficaces), pero para poder construir la autopista, se utilizaron más recursos
de lo normal (no fuimos eficientes). Caso contrario, se utilizaron un 10% menos
de los recursos previstos para construir la autopista pero no se logró terminar
en una semana (fuimos eficientes pero no eficaces). Lo ideal sería construir la
autopista en una semana y utilizar no más del 100% de los recursos previstos.
En este caso seriamos tanto eficaces como eficientes
Hay que tener presente que "eficiencia"
es la capacidad de hacer correctamente las cosas, es decir, lograr resultados
de acuerdo a la inversión o al esfuerzo que se realice. "Eficacia" es
la capacidad de escoger los objetivos apropiados. Administrador eficaz y
eficiente será aquel que selecciona los objetivos correctos para trabajar en el
sentido de alcanzarlos con el menor costo posible. Para triunfar hay que ser
eficiente y eficaz.
Gerencia y
sus tipos
La gerencia es un cargo que ocupa el director de
una empresa, la cual tiene dentro de sus múltiples funciones, representar a la
sociedad frente a terceros y coordinar todos los recursos a través del proceso
de planeamiento, organización dirección y control a fin de lograr objetivos
establecidos.
Henry, Sisk y Mario Sverdlik (1979) expresa que:
El término gerencia es difícil de definir:
significa cosas diferentes para personas diferentes. Algunos lo identifican con
funciones realizadas por empresarios, gerentes o supervisores, otros lo
refieren a un grupo particular de personas. Para los trabajadores; gerencia es
sinónimo del ejercicio de autoridad sobre sus vidas de trabajo...
De allí que, en muchos casos la gerencia cumple
diversas funciones porque la persona que desempeña el rol de gerenciar, tiene
que desenvolverse como administrador, supervisor, delegador, etc. De allí la
dificultad de establecer una definición concreta de ese término.
La palabra gerencia se utiliza para denominar al
conjunto de empleados de alta calificación que se encarga de dirigir y
gestionar los asuntos de una empresa. El término también permite referirse al
cargo que ocupa el director general (o gerente) de la empresa, quien cumple con
distintas funciones, tales como: coordinar los recursos internos, representar a
la compañía frente a terceros y controlar las metas y objetivos.
Tipos de Gerencia
En la gerencia existen tres tipos los cuales son:
La Gerencia
Patrimonial 
Este tipo de gerencia es aquella que en la
propiedad, los puestos principales de formulación de principios de acción y una
proporción significativa de otros cargos superiores de la jerarquía son
retenidos por miembros de una familia extensa.
La Gerencia Política 
La gerencia política es menos común y al igual que
la dirección patrimonial, sus posibilidades de supervivencia son débiles en las
sociedades industrializantes modernas, ella existe cuando la propiedad, en
altos cargos decisivos y los puestos administrativos claves están asignados
sobre la base de la afiliación y de las lealtades políticas.
La Gerencia por Objetivos 
La gerencia por objetivos se define como el punto
final (o meta) hacia el cual la gerencia dirige sus esfuerzos. El
establecimiento de un objetivo es en efecto, la determinación de un propósito,
y cuando se aplica a una organización empresarial, se convierte en el
establecimiento de la razón de su existencia.
Se sabe que establecer objetivos es efectivo,
además determinar propósitos y establecer metas, es lo que le da razón de existencia de una empresa.
ANÁLISIS DEL TEMA:
De acuerdo a las diferentes escuelas
filosóficas que existen hoy en día y a la investigación realizada, en primer
orden determinamos que la organización se plantea en tres conceptos
primordiales: uno aplicable a
entidades, otro a actividades y un tercero, aplicable a ambos casos. La
organización es un sistema de actividades
conscientemente coordinadas formado por dos o más personas y la cooperación entre ellas es esencial para
la existencia de la organización.
Una organización sólo existe cuando hay
personas capaces de comunicarse y que están dispuestas a actuar conjuntamente
para obtener un objetivo común, es un grupo social compuesto por
personas, tareas y administración, que forman una estructura sistemática de
relaciones de interacción, tendientes a producir bienes y/o servicios para
satisfacer las necesidades de una comunidad dentro de un entorno y así poder
satisfacer su propósito distintivo que es su misión. La causa básica de la estructura
organizacional es la limitación del tramo
de la administración que significa la cantidad de personas y departamentos
que dependen directamente de un gerente específico. Cuando se ha dividido el
trabajo, creado departamentos y elegido el tramo de control; los gerentes
pueden seleccionar una cadena de mando, es decir, un plan que especifica quien
depende de quién. Hoy en día podemos decir que: “Vivimos en una Sociedad de Organizaciones”, en la cual el rol de un
Gerente y el Administrador son la esencia de la organización. La medida de la eficiencia
y la eficacia de un gerente, es el grado en que determine y alcance los
objetivos apropiados. Los administradores convierten un conjunto de recursos
humanos, materiales, técnicos, monetarios, de tiempo y espacio en una empresa
útil y efectiva.
Todas las organizaciones viven en un entorno que afecta sus
operaciones. El entorno es la fuente de recursos necesarios para sobrevivir (incluyendo
clientes). La empresa es totalmente dependiente de su
entorno; su éxito depende en gran medida de cómo se relacione con éste.
La
administración resulta de gran utilidad dividirla en cuatro (4) funciones
administrativas: planificación, organización, dirección y control, que son los
roles o funciones más básicos de un
administrador.
Las organizaciones actuales requieren constantemente
mejorar su desempeño para mantenerse
competitivas y a la vez están sometidas continuamente al impacto de cambios
generados tanto interna como externamente. Los procesos de transformación son
cada vez más frecuentes
La administración es la principal actividad que
marca una diferencia en el grado que las organizaciones les sirven a las
personas que afectan.
El éxito que puede tener una organización al
alcanzar sus objetivos y también al satisfacer sus obligaciones sociales
depende, en gran medida, de sus gerentes. Si los gerentes realizan debidamente
su trabajo, es probable que la organización alcance sus metas. El desempeño
gerencial es la medida de la eficiencia y la eficacia de un gerente; grado en
que determina o alcanza los objetivos apropiados. La Eficiencia es alcanzar los
objetivos por medio de la elección de alternativas que pueden suministrar el
mayor beneficio, “hacer las cosas bien”. La eficacia es completar las
actividades para conseguir las metas de la organización con todos los recursos
disponibles. Se define como "hacer las cosas correctas".
La gerencia siendo un cargo que ocupa el director
de una empresa, la cual tiene dentro de sus múltiples funciones, representar a
la sociedad frente a terceros y coordinar todos los recursos a través del
proceso de planeamiento, organización, dirección y control a fin de lograr
objetivos establecidos, depende en gran medida de una efectiva organización.
LINK TRABAJO ESCRITO:
LINK VÍDEO COMPLEMENTARIO :
APORTES ADICIONALES AL TEMA:
¿ Requiere su Empresa un Gerente para manejar las relaciones con sus clientes?
Gerencia Estratégica como herramienta de gestión.
