INTRODUCCIÓN
AL PROCESO ADMINISTRATIVO
La Administración es
un arte cuando interviene los conocimientos empíricos. Sin embargo, cuando se
utiliza conocimiento organizado, y se sustenta la practica con técnicas, se
denomina ciencia. Las técnicas son esencialmente formas de hacer las cosas,
métodos para lograr un determinado resultado con mayor eficacia y eficiencia.
A partir de estos conceptos nace el Proceso
Administrativo, con elementos de la función administración que Fayol definiera
como: Prever, Organizar, comandar, Coordinar y Controlar. Dentro de la línea
propuesta por Fayol, los autores clásicos y neoclásicos adoptan el Proceso
Administrativo como núcleo de su teoría: con sus cuatro elementos: Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar.
La administración es la principal actividad que marca la
diferencia entre las organizaciones, el éxito que puede tener la organización
al alcanzar sus objetivos depende en gran medida, de sus gerentes Si los
gerentes realizan debidamente su trabajo, es probable que la organización alcance
sus metas, por lo tanto se puede decir que el desempeño gerencial se mide de
acuerdo al grado en que los gerentes cumplen la secuencia del Proceso
Administrativo, logrando una estructura organizacional que la diferencia de
otras organizaciones.
I.
Chiavenato en su libro fundamentos de la Organización, organiza el Proceso
Administrativo de la siguiente manera.
Las Funciones del Administrador, como un proceso
sistemático; se entiende de la siguiente manera:
El desempeño de las funciones constituye el llamado ciclo
administrativo, como se observa a continuación:
·
Planificación: Determinar
los objetivos que se desean alcanzar en el futuro y las acciones que se deben
emprender para el logro de los mismos.
·
Organización: Es
la estructura de la Organización donde intervienen elementos fundamentales para
la asignación de funciones y delimitación de responsabilidades mediante los
cargos, con el fin del logro de los objetivos.
·
Dirección: Consiste
en ejecutar lo planeado a través del recurso humano; es el que debe ser
liderado a través de una eficiente administración que conduzca al logro de lo
propuesto.
·
Control: Permite
comparar resultados durante y después de los procesos, los cuales sirven para
tomar decisiones y aplicar los correctivos necesarios.
Las funciones del administrador, es decir el Proceso
Administrativo no solo conforman una secuencia cíclica, pues se encuentran
relacionadas en una interacción dinámica, por lo tanto. El Proceso
Administrativo es cíclico dinámico e interactivo, como se muestra en el
siguiente gráfico:
Las Funciones Administrativas en un enfoque sistemático
conforman el proceso administrativo, cuando se consideran aisladamente los
elementos Planificación, Organización, Dirección y Control, son solo funciones
administrativas, cuando se consideran estos cuatro elementos (Planificar,
Organizar, Dirigir y Controlar) en un enfoque global de interacción para
alcanzar objetivos, forman el Proceso Administrativo.
Fuente: Introducción a la
Teoría General de la Administración. Autor I. Chiavenato.
ADMINISTRACIÓN
DE EMPRESAS Y ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS
Para definir estos tópicos se hace necesario retomar la
definición de Administración y contrastarla con lo que es Empresa y Negocios.
Administración
La administración se define como el proceso de diseñar y
mantener un ambiente en el que las personas trabajando en grupo alcance con
eficiencia metas seleccionadas. Esta se aplica a todo tipo de organizaciones
bien sean pequeñas o grandes empresas lucrativas y no lucrativas, a las
industrias manufactureras y a las de servicio.
Empresa
Una empresa es una organización, institución o industria,
dedicada a actividades o persecución de fines económicos o comerciales, para
satisfacer las necesidades de bienes y/o servicios de los demandantes, a la par
de asegurar la continuidad de la estructura productivo-comercial así como sus
necesarias inversiones.
Negocio
Un negocio consiste en una actividad, sistema, método o
forma de obtener dinero, a cambio de ofrecer productos, bienes o servicios a
otras personas. Es una ocupación lucrativa que cuando tiene un cierto volumen,
estabilidad y organización se denomina empresa
Basado en lo anterior existen algunas diferencias entre
negocio y empresa:
Un negocio puede ser efímero, por ejemplo: una persona
vende un libro. Una empresa por su condición tiende a un horizonte ilimitado de
tiempo, por ejemplo: no se abriría una panadería para que funcione un par de
días.
Una empresa debe ser registrada y posee personalidad
jurídica, además debe cumplir con una serie de formalidades y deberes
contenidos en el código de Comercio y un
negocio no necesariamente, Ejemplo: la venta de comida o de ropa son negocios y
no necesariamente son empresas.
“toda empresa es un negocio, todo negocio no
necesariamente es una empresa”.(Las autoras)
Por lo cual se puede hablar de Administración de Empresas
y Administración de Negocios de manera separada según se aplique dicha administración: Empresas o Negocios
respectivamente.
EL OBJETO DE ESTUDIO DE LA ADMINISTRACIÓN
Son las organizaciones; por lo tanto, es aplicable a
empresas privadas y públicas; instituciones públicas y organismos estatales, y
a las distintas instituciones privadas. Por ejemplo: iglesias; universidades;
gobiernos y organismos municipales, provinciales, nacionales; hospitales y
otras instituciones de salud, fundaciones, etc. y a todos los tipos de empresas
privadas; e incluso las familias y hogares.
LA
GERENCIA
La gerencia es un cargo que ocupa el director de una
empresa lo cual tiene dentro de sus múltiples funciones, representar a la
sociedad frente a terceros y coordinar todos los recursos a través del proceso
de planeamiento, organización dirección y control a fin de lograr objetivos
establecidos.
La palabra gerencia se utiliza para denominar al conjunto
de empleados de alta calificación que se encarga de dirigir y gestionar los
asuntos de una empresa. El término también permite referirse al cargo que ocupa
el director general (o gerente) de la empresa, quien cumple con distintas
funciones: coordinar los recursos internos, representar a la compañía frente a
terceros y controlar las metas y objetivos.
Existen distintos tipos de gerencia: la gerencia
patrimonial, que es aquella donde los puestos principales y los cargos de mayor
jerarquía están en manos de los propietarios de la empresa; la gerencia
política, donde los puestos gerenciales se asignan en base a la afiliación y a
las lealtades políticas; y la gerencia por objetivos, donde los esfuerzos se
dirigen hacia una meta en común.
Se supone que la gerencia es responsable del éxito o el
fracaso de un negocio. Es la unidad de la empresa que se encarga de que los
integrantes del grupo subordinen sus deseos individuales para alcanzar los
objetivos comunes. Para eso, la gerencia debe aportar su liderazgo, conducción
y capacidad de coordinación.
Un gerente suele cumplir con cuatro funciones
simultáneas: el planeamiento (se establece un plan con los medios necesarios
para cumplir con los objetivos), la organización (se determina cómo se llevará
adelante la concreción de los planes elaborados en el planeamiento), la
dirección (que se relaciona con la motivación, el liderazgo y la actuación) y
el control (su propósito es medir, en forma cualitativa y cuantitativa, la
ejecución de los planes y su éxito).
GERENTE
El término gerente denomina a quien está a cargo de la
dirección o coordinación de la organización, institución o empresa, o bien de
una parte de ella como es un departamento o un grupo de trabajo. Como seria por
ejemplo, un Gerente general, un Gerente de finanzas, un Gerente de personal,
gerentes de sección, gerentes de turno, gerentes de proyecto, etc.
Otro concepto muy parecido pero más amplio es el
directivo, el cual proviene de su etimología del latín “dirigere”, y significa
ordenar en muchas direcciones, por lo cual su tarea es básicamente de tipo
administrativa (no operativa). Es entonces aquel que dirige, suponiendo una
relación de mando-obediencia; es quien ordena, guía y dispone de un
emprendimiento o una parte de aquel.
PERFIL
DEL GERENTE
El gerente es un hombre, un ser humano con toda la
complejidad que ello implica. Cada gerente tiene su propia personalidad,
formación, experiencia y capacidades que le hacen siempre diferente a los
demás; por tanto tratar de agrupar en un solo paquete todas las características
y rasgos que debiera tener un gerente de una empresa es imposible. Sin embargo
existen un conjunto de factores estudiados que favorecen una buena tarea gerencial
o directiva en una empresa.
Las características, rasgos o cualidades que un gerente
debe poseer son los siguientes:
• Poseer
un espíritu emprendedor: Consiste en la capacidad para
incursionar en cosas nuevas y desconocidas con la certeza y convicción de que
todo saldrá bien.
• Gestión
del cambio y desarrollo de la organización: Habilidad para
manejar el cambio para asegurar la
competitividad y efectividad a un largo plazo.
Plantear abiertamente los conflictos, manejarlos efectivamente en búsqueda
de soluciones para optimizar la calidad de las decisiones y la efectividad de
la organización.
• Habilidades
cognitivas: Debe poseer inteligencia para tomar
decisiones acertadas, lo que implica buena capacidad de análisis y síntesis,
buena memoria para recordar datos, cifras, nombres y rostros de personas y
creatividad para innovar. Por eso Peter Drucker dice que el gerente es un
trabajador cerebral y Kenich Ohmae en la Mente del Estratega dice que la clave
de su trabajo es el análisis.
• Habilidades
interpersonales: Comprende la capacidad para comunicarse e
influenciar sobre los demás y para resolver conflictos. Sensibilidad y empatía
ante los demás, habilidad para motivar al personal y capacidad para ejercer el
liderazgo.
• Habilidad
comunicativa: Es la capacidad para hacerse entender,
expresar conceptos e ideas en forma efectiva, así como la capacidad para
escuchar y comprender a otros, para hacer preguntas, capacidad para dar
reconocimiento verbal, es decir felicitar y expresar emociones positivas.
• Liderazgo: Es
la capacidad para ejercer influencia, motivar e integrar personas, ejercer el
poder y aplicar la autoridad y la disciplina. Liderazgo también es la habilidad
para orientar la acción de los grupos humanos en una dirección determinada. Inspirar
valores de acción y anticipar escenarios de desarrollo, establecer los plazos y
objetivos, efectuar adecuado seguimiento y retroalimentación, considerando las
opiniones de los otros.
• Motivación
y dirección del personal: Capacidad de poder hacer que los demás
mantengan un ritmo de trabajo intenso, teniendo una conducta auto dirigida
hacia las metas importantes. Tener la capacidad para desarrollar, consolidar y
conducir un equipo de trabajo alentando a sus miembros a trabajar con autonomía
y responsabilidad.
• Espíritu
competitivo: Debe poseer cualidades para no dejarse
amilanar por los fracasos y capacidad para no dejarse avasallar por
circunstancias adversas, ni por las acciones de gerentes de otras entidades, es
el espíritu de lucha del deporte trasladado a los negocios. También comprende
su entrega al trabajo, la constancia y perseverancia por alcanzar los
objetivos.
• Integridad
moral y ética: El gerente es una persona de confianza para
los accionistas y para la sociedad, por lo que sus acciones y conductas deben
enmarcarse dentro de una moral y ética intachable.
• Capacidad
crítica y autocorrectiva: El gerente enfrenta muchas situaciones
de incertidumbre y a muchos conflictos,
por tanto debe tener la suficiente perspicacia para autoanalizarse y tomar las
acciones correctivas en caso estuviera tomando decisiones equivocadas o
llevando a la organización en la dirección incorrecta
DIFERENCIA
ENTRE ADMINISTRADOR Y GERENTE
Un administrador de entrada, es el profesional que tiene
los conocimientos necesarios para tomar decisiones pertinentes de su puesto o
cargo, que puede ejercer sus conocimientos, tanto en el área contable, como en
ventas, finanzas, compras, pero hablar de una gerencia, es sin duda hablar de
un puesto de relevancia en la estructura jerárquica de la empresa, dicho en
otras palabras es el encargado de hacer o llevar a cabo funciones específicas
de un departamento, llevando el liderazgo del mismo, por lo que no es lo mismo
ser administrador, que gerente; el gerente es la persona que está encargado de
la dirección, coordinación, o administración de una empresa, una institución u
organización. En algunos casos está encargado de una parte de la organización,
por ejemplo de un departamento. El administrador es aquella persona dentro de
la empresa que soluciona problemas, mide recursos, planea su aplicación,
desarrolla estrategias, efectúa diagnósticos de situaciones.
ROLES
GERENCIALES.
Se definen como una serie de conductas que realizan los
directivos de una organización, sin importar el nivel, durante el desarrollo de
sus tareas y actividades.
El concepto de roles gerenciales fue definido por
Mintzberg en su libro titulado “La naturaleza de la gerencia”. Se identificaron
10 roles que podían ejercer los directivos de forma individual o conjunta en
una misma acción, y estos roles se clasificaron en 3 categorías: roles
interpersonales, informativos y decisorios.
Los Diez Roles Gerenciales Identificados
Por Mintzberg
1. Roles Interpersonales.
Representante o cabeza visible: Consiste en cumplir con
unos deberes relacionados con aspectos más sociales de la empresa. Este rol se
representa, por ejemplo, cuando un directivo actúa a un acto en nombre o
representación de la empresa.
Líder:
Relacionado con el tipo de relación del directivo con sus subordinados y su
capacidad de motivarlos, dirigirlos, orientarlos hacia la consecución de
objetivos.
Enlace: Se
crea, por parte del directivo, una red de contactos dentro y fuera de la
empresa, en función del nivel que ocupe dentro de la misma. Generalmente, estos
vínculos laterales son más fuera de la empresa cuando se trata de niveles
directivos altos, mientras que si hablamos de niveles más operativos, la red de
contactos suelen incluir directivos de otras unidades de la organización (en
particular comunicación con las personas del exterior)
2. Roles de Información.
Monitor:
Relacionado con las búsqueda y obtención continua de información que nos pueda
tener algún tipo de utilidad en un momento presente o futuro.
Difusor: Una
vez obtenida información, se transmite al resto de niveles directos de nivel
inferior para ayudar en una mejor toma de decisiones por parte de todos los
directivos y personal de la organización.
Portavoz: La
transmisión de información se realiza de forma "pública",
generalmente al exterior de la organización.
3. Roles Decisorios
Emprendedor:
Referido a la búsqueda de oportunidades, a la toma de iniciativas que promueva
el cambio o la orientación a nuevos escenarios.
Gestor
de problemas o árbitro de conflictos: Si surgen conflictos en
alguno de los niveles de la organización entre personas o departamentos, el
directivo los resuelve.
Asignador de recursos:
Decisiones sobre la distribución de los recursos tangibles de la organización
(humanos, técnicos, financieros) para obtener unos objetivos determinados.
Negociador:
Relacionado con la posición del directivo a la hora de negociar soluciones ante
un determinado problema con otra parte.
El reconocido experto en empresas Henry Mintzberg plantea
que, lejos de un trabajo ordenado, previsible y lineal, la actividad cotidiana
de un gerente implica adoptar diferentes roles para organizar las variadas
situaciones que enfrenta una empresa.
DESCRIPCIÓN
DEL DESEMPEÑO GERENCIAL COHERENTE AL TIPO DE ORGANIZACIÓN
Las personas que asumen el desempeño gerencial de una
organización se le denomina “gerentes", y son los responsables de dirigir
las actividades que ayudan a las organizaciones para alcanzar sus metas.
La base fundamental de un buen gerente es la medida de la
eficiencia y la eficacia que éste tenga para lograr las metas de la
organización. Es la capacidad que tiene de reducir al mínimo los recursos
usados para alcanzar los objetivos de la organización (hacer las cosas bien) y
la capacidad para determinar los objetivos apropiados (hacer lo que se debe
hacer).
Los gerentes pueden trabajar en diferentes niveles de una
organización y de diferentes rangos de actividades dentro de ellas tenemos.
a) Administración Publica:
Como concierne al gobierno, se entiende que el Gerente es el Presidente, según
la definición de Luther Gulick, “es el ejecutivo nacional quien se encarga de
las tareas gubernamentales”, y el delega a cada uno de los ministros.
b) Administración Privada:
Cada una de las empresas privadas debe estar estructurada internamente,
(independientemente de sus objetivos), con el Gerente o Administrador al mando,
este delegara funciones a los subgerentes o jefes de departamento, llámese
ventas, cuentas por cobrar, personal. El Gerente le pedirá cuentas a los
subgerentes porque a el se dirigirán los directivos, cada mes o cuando ellos lo
crean necesario, para pedir resultados de las operaciones.
c) Administración Mixta:
Gerentes de ambos sectores, donde manejan intereses comunes. Como las
corporaciones de desarrollo regional (las Alcaldías), los Organismos de
adiestramiento (INCES) para el recurso humano del sector público y del sector
privado.
El éxito que puede tener una organización al alcanzar sus
objetivos y también al satisfacer sus obligaciones sociales depende, en gran
medida, de sus gerentes. Si los gerentes realizan debidamente su trabajo, es
probable que la organización alcance sus metas.
DIFERENCIAS
ENTRE EL GERENTE TRADICIONAL Y EL GERENTE ACTUAL
I.
Gerente
Tradicional
·
Centrado en la Autoridad.
·
Trabaja muchas horas.
·
Se enfoca en la cotidianeidad.
·
Manda y ejerce control.
·
Tiene una visión a corto plazo.
·
Inspira respeto.
·
Fija la vista en los procedimientos y en los
presupuestos.
·
Critica y se queja.
·
Es el clásico general.
·
Mantiene posiciones.
·
Arremete emocionalmente
II.
Gerente
Actual
·
Centrado en el poder que irradia.
·
Trabaja con más inteligencia.
·
Es estratega y táctico.
·
Influye y despliega el poder funcional.
·
Practica la vista larga.
·
Inspira confianza.
·
Se enfoca en el cuadro de control
estratégico.
·
Transgrede el sentido común.
·
Es un evangelizador.
·
Centrado en principios.
·
Inteligente y emocional.
Naturaleza De La Gerencia
En un principio no se utilizaba la palabra gerencia, sino
estrategia, esta palabra tiene origen griego y servía para designar la función
administrativa del general alto. Sin embargo, la estrategia sólo pasó a
utilizarse como arte de la guerra después del Renacimiento, pues hasta entonces
se reducía a la función de general alto. La transposición del concepto estrategia
del sentido militar a la administración (Gerencia) sirvió para calificar la
amplitud de la perspectiva, en objetivo y tiempo, que se hacía necesaria en un
mundo de cambios crecientes.
COMPETENCIAS
GERENCIALES
Las competencias gerenciales son una combinación de los
conocimientos, destrezas, comportamientos y actitudes que necesita un gerente
para ser eficaz en una amplia gama de labores gerenciales y en diversos
entornos organizacionales.
Como se definió anteriormente la competencia es una
característica subyacente de la personalidad que garantiza un desempeño exitoso
en un puesto de trabajo.
La competencia tiene tres componentes: el saber hacer
(conocimientos), el querer hacer (factores emocionales y motivacionales) y el
poder hacer (factores situacionales y de estructura de la organización).
Después de conocer las funciones que desarrolla un
gerente y de acuerdo al perfil profesional señalado, se puede establecer las
competencias específicas, que requiere un gerente, las mismas que se pueden
agrupar en tres tipos que son: cognitivas, interpersonales y técnicas.
Para
el psicólogo organizacional es importante conocer las competencias
gerenciales por dos razones esenciales:
la primera para efectuar selección de personal gerencial y la segunda para asesorarlo
en sus funciones al interior de las organizaciones.
Competencias Cognitivas
Las competencias cognitivas del ser humano en general son
todas aquellas habilidades que le permiten capturar, conocer, comprender,
entender e interpretar la realidad circundante y aprender nuevas cosas. Las
competencias cognitivas del gerente se refieren a aquellas habilidades que le
permiten conocer, comprender y dirigir la organización de acuerdo a los
objetivos establecidos.
Peter Drucker afirma que el gerente es un trabajador
basado en el conocimiento, es un trabajador cerebral y su trabajo esencial es
pensar, por su parte Philip Crosby considera que un gerente debe ser un
estudiante perpetuo ya que el flujo constante de información y las ideas
cambiantes lo obligan a estudiar sin cesar. Lo que implica que las competencias
cognitivas juegan un rol clave en las funciones del gerente.
El gerente como trabajador cerebral tiene como
herramienta más importante a sus procesos cognitivos , siendo los más
importantes los siguientes: el pensamiento analíticos y sistemático, la
prospectiva, la recopilación y sistematización de información, el establecer
nexos y relaciones entre eventos diversos, el análisis y la síntesis, la
ponderación de alternativas, la memorización de datos, cifras y rostros, el
razonamiento lógico, analítico y
matemático, la intuición, el cálculo matemático, la interpretación estadística,
la elección de alternativas, etc.
Estas competencias le permitirán identificar, analizar y
resolver problemas de todo tipo, tomar decisiones bajo condiciones de poca
información o completa incertidumbre, analizar datos e información del mercado
y de la propia empresa, incorporar nuevas ideas y conocimientos a la empresa,
diseñar nuevos procesos, innovar productos o servicios, etc.
Competencias Emocionales Y Sociales
Son las habilidades adquiridas a lo largo de su vida
social, son aprendidas y desarrolladas a través de la experiencia social, son
básicas y necesarias para interactuar, influir, motivar, guiar y orientar a otras
personas en diferentes escenarios y circunstancias.
Estas competencias también son llamadas interpersonales,
son claves en las organizaciones para interactuar con otras personas, para
trabajar en equipos, resolver conflictos y lograr resultados con y a través de
otros, ejercer el liderazgo que implica la capacidad de comunicar efectivamente
a los demás, generar motivación y compromiso, confrontar y manejar
acertadamente las diferencias con otros, influir sobre los subordinados,
colaterales y superiores.
También comprende poseer empatía, que es la capacidad de
escuchar y comprender las preocupaciones, intereses y sentimientos de los otros
y de responder a ello, sensibilidad para apreciar y respetar las diferencias y la diversidad
que presentan las personas.
Las competencias de técnicas o de gestión están asociadas
en el campo laboral con destrezas gerenciales y son básicamente procesos
aprendidos a través de la formación regular y algunas experiencias ligadas a la
conducción de organizaciones.
Son competencias con las que un gerente dirige una
empresa, la dirección es la habilidad para analizar, planificar, organizar,
sopesar cursos de acción, tomar decisiones y evaluar el logro de los objetivos,
abarca temas como la dirección participativa, el aseguramiento de la calidad,
el servicio al cliente, la implantación de tecnología nueva, la compra de
acciones por los empleados, el otorgamiento de incentivos y premios,
promociones y ascensos, el cambio organizacional, el desarrollo de productos,
entre otros, todos estos temas gerenciales tienen una cosa en común: deben ser
dirigidos.
Las competencias técnicas comprenden conocer el manejo de
personas, gestión del tiempo, manejo económico financiero, lectura e interpretación
de información estadística y estados financieros, etiqueta personal y social,
manejo del correo electrónico y software, efectuar coaching y mentoring y
manejo de la prensa en los medios de comunicación social.
ANÁLISIS DEL TEMA
Al término de este trabajo hemos logrado entender que en
la actualidad los procesos administrativos se ha venido modificando según las necesidades y
características de cada organización, perfilándose claramente la necesidad de
separar la gerencia de la administración, por ser el gerente quien debe
desarrollar las actividades necesarias para alcanzar los objetivos, y el
administrador coordinar y distribuir los recursos que permitan dar el apoyo
necesario a la gerencia en el logro del objetivo común que tienen como integrantes
de una organización.
Antes se entendía la administración y la gerencia como procesos que se llevan por
inercia y que no revisten ninguna importancia, pero al elaborar este trabajo
y analizar y revisar estudios hechos por
diferentes interesados en dar un enfoque
más profesional y precisar la importancia que reviste entender la
administración y la gerencia, como integrantes de procesos administrativos definidos como una serie de tareas y manejo
de recursos (económicos, humanos, materiales) que deben llevar un control y que
se utilizan para el logro de objetivos, y el aporte básico para agrandar las
organizaciones y hacerlas más efectivas y eficientes.
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