TRÍPTICO:
No se tiene un equipo de trabajo, simplemente porque se le llame así al grupo de personas con las que se está todo el día en la oficina. Se requiere algo más permanente y sólido que un nombre conveniente. Exige mucho más que estar a la moda, o hacer creer que se trabaja en equipo porque se habla de ello. ¿Sabe Ud. si en su organización se trabaja en equipos?.
1) ¿Qué es un E.T.A.D?. Un equipo de trabajo de alto desempeño es un número pequeño de personas, que comparten conocimientos, habilidades y experiencias complementarias y que, comprometidos con un propósito común, se establecen metas realistas, retadoras y una manera eficiente de alcanzarlas también compartidas, asegurando resultados oportunos, previsibles y de calidad, por los cuales los miembros se hacen mutuamente responsables.
Esto es lo que se observa, por ejemplo, en la organización sin fines de lucro Primero Justicia, Queremos Elegir, en la Alcaldía de Chacao, en el hospital de Tucaní en Mérida, en la organización Proyecto Paria en Sucre, en la Universidad Tecnológica del Centro en Carabobo, en Laboratorios Sulcagel y en muchas organizaciones venezolanas. La gente que trabaja en equipos de alto desempeño, produce resultados específicos y concretos, a través de la contribución colectiva de sus miembros. Esta singular forma de trabajar produciendo resultados de manera interdependiente, es lo que hace posible que el desempeño del equipo, sea cualitativamente superior a la suma de los aportes y tareas individuales que realizan sus miembros.
2) Valores y creencias subyacentes. Trabajar en equipos de alto desempeño, requiere practicar de forma recurrente un conjunto de creencias (certezas personales) que se evidencian en la conducta diaria, tales como disposición a escuchar y a responder de manera constructiva a los puntos de vista de otros colegas; darle a los miembros el beneficio de la duda; proveer apoyo mutuo oportuno; reconocer los intereses de los miembros y sus logros; compartir conocimientos, soluciones y resultados probados; hablar claro sin agendas ocultas enfocado en el problema y no en las personas; demostrar autocontrol en momentos de presión y realizar acciones de manera autodirigida sin necesidad de supervisión, o de que sean ordenadas.
Obviamente, en un E.T.A.D. se requiere gente muy segura de sí misma, dispuesta a aceptar la responsabilidad por las acciones que realiza y por los resultados que produce, que sabe pedir ayuda sin complejos cuando la necesita y que, además, se involucra en tareas para fortalecer el equipo, aunque no sean de su responsabilidad.
Un equipo eficaz de trabajo está normalmente integrado por un número de personas que oscila entre un mínimo de 2, un máximo de 25, con una moda de 10. Difícilmente, se encontrará un equipo eficaz de trabajo mayor a 25 personas. Las veces que esto ocurre, se subdivide en equipos más pequeños, dado que es indispensable el contacto diario, cara a cara, en reuniones de evaluación y clarificación del progreso en el logro de los resultados.
3) Diferencias entre un Grupo de Trabajo (GT) y un Equipo de Trabajo de Alto Desempeño (ETAD).
Existen aproximadamente siete características comparativas que nos ayudan a distinguir entre uno y otro( Katzenbach, Jon, The Discipline of Teams, HBR, March-April, 1993). La primera es liderazgo. Un GT tiene normalmente un liderazgo fuerte, focalizado en un claro sentido de visión del líder, que es el centro motriz de la acción. El ETAD tiene un liderazgo distributivo, en el cual el rol de líder es compartido por cada miembro para fortalecer la interdependencia y la toma de decisiones.
La segunda es responsabilidad por resultados. En los GT, el énfasis está en la responsabilidad individual, independientemente de cómo afecta esto lo que los otros tienen que lograr en su trabajo. En oposición, los ETAD enfatizan tanto la responsabilidad individual en el logro de las actividades asignadas, como la responsabilidad mutua de cada miembro, pues se trata de la complementariedad colectiva esencial a un buen ETAD. Si el uno no cumple con su asignación y el otro tampoco, pues la meta compartida se pierde.
En tercer lugar, está el propósito. En los GT, el propósito es usualmente el mismo establecido en la misión de la empresa, organizacionalmente genérico para todos los grupos. Los ETAD tienen normalmente propósitos específicos, diseñados y trabajados por ellos mismos, que guían sus acciones y uso de recursos para asegurar el logro de los objetivos de la organización.
La cuarta característica está relacionada con los productos del trabajo. En los GT los productos del trabajo son individuales, mientras que en los ETAD existe la figura sinérgica de productos colectivos del trabajo.
En quinto lugar, los GT pueden ser eficientes en la dirección y desarrollo de sus reuniones de trabajo, las cuales pueden ser también organizadas. Mientras que los equipos de trabajo de alto desempeño son supremamente eficientes y permiten y estimulan la discusión abierta de los miembros, a fin de asegurar la activa generación de aportes y la solución de problemas en el seno del equipo. Hay mayor inversión de tiempo, porque este proceso sinérgico, agrega valor al resultado final. Es importante recordar que se trata de conocimientos, experiencias y habilidades complementarias, que es necesario convertirlos en una inversión, de manera que se produzca un resultado cualitativamente superior al aporte específico de las partes.
En sexto lugar, en los GT la influencia individual y el poder de sus miembros para impactar los resultados del trabajo sean éstos financieros, de producción, de mercadeo o de personal, dirigen notablemente los intereses y las acciones de cada uno, pues acumular poder suele ser importante para los miembros del grupo. En los ETAD no se presenta este fenómeno como resultado de la rotación del liderazgo y de la complementariedad y apoyo mutuos, que caracterizan el logro de la meta común. Así nadie puede concentrar poder. Lo que le da poder y credibilidad al equipo, es su cohesión y eficacia interna alrededor del logro de la meta, para hacerle frente a los retos potencialmente divisionistas del entorno organizacional.
Finalmente, la séptima característica está asociada con la delegación. En los GT se discute, se decide y se delega, o alguien hace el trabajo, si es que finalmente se hace lo que se había acordado. En los ETAD se generan intercambios de ideas, se decide, pero no se delega, cada miembro hace el trabajo de manera independiente. Cada quién responde ante el equipo por la realización de su actividad. De esta forma, se asegura interdependencia y logro del propósito común.
4) La agregación de aportes y construcción de sinergia. (Reflexiones a partir de un ejercicio con la UNITEC en el Programa de Maestros Emprendedores).
Los equipos de trabajo de alto desempeño tienen una característica distintiva muy notoria, que es la realización de reuniones muy productivas de trabajo, bajo un esquema de funcionamiento bien especifico. Las reuniones son mucho más productivas, en la medida en que cada persona agrega mas valor a la solución del problema, o a la elaboración de una propuesta. La manera de agregar valor, es a través de la incorporación de aportes individuales y no de simples intervenciones.
Probablemente, usted se ha encontrado mas de una vez interviniendo bastante en una reunión. Participa mucho, sus compañeros lo notan, pero a lo mejor, en verdad, no aporta tanto como usted cree, aunque siente que está interviniendo “para contribuir”, o “para animar a otros a hablar”, sin darse cuenta que a lo mejor, está causando el efecto contrario. ¿Cómo sabe usted, que se está aportando?. Los equipos de trabajo de alto desempeño, clarifican al inicio de sus reuniones y controlan durante el desarrollo de las mismas, las acciones individuales que generan sinergia, que maximizan el uso productivo del tiempo y que eliminan su desperdicio.
¿Qué son aportes en un ETAD?. 1. Clarificar y proponer métodos o herramientas especificas para organizar y realizar la tarea. 2. Proponer ideas y actividades nuevas, mejores cursos de acción o cursos de acción pertinentes, no propuestos con anterioridad. 3. Identificar relaciones, contactos internos o externos, personas o instituciones, a quienes se podría ganar como aliados estratégicos para desarrollar o implantar el plan y lograr las metas. 4. Ampliar las ideas aportadas por otros, con ejemplos precisos. 5. Asumir el liderazgo para conducir al equipo en momentos de tensión, stress o pérdida de foco y tiempo. 6. Evidenciar capacidad de trabajo y de ejecución, involucrándose voluntariamente en el hacer. 7. Formular preguntas para que se clarifique la información, para evidenciar lo que no está claro, o para identificar la información que falta.
Los equipos de alto desempeño, clarifican al inicio de sus reuniones y controlan durante el desarrollo de las mismas, las acciones individuales que generan desperdicio y pérdida absoluta de tiempo. ¿Cómo se sabe que no se está aportando y que se está haciendo un uso improductivo del tiempo?. 1. Cada vez que se esté desinformado o perdido e igual se interviene para “aportar”; 2. Cuando se discute y se está permanentemente en desacuerdo; 3. Cuando se repite lo que otro dijo; 4. Cuando se interviene para decir algo que no viene al caso; 5. Cuando se hacen “preguntas” que enredan, o una pregunta se convierte en una intervención muy larga; 6. Cuando la persona se molesta porque “no se le hace caso” a su sugerencia; 7.Cuando la persona se pliega al desorden de la reunión. 8. Cuando se realizan conversaciones en paralelo. Cada vez que se maximicen estas acciones, se matan los aportes y el tiempo se pierde.
¿Por qué es esto tan importante para los equipos de trabajo de alto desempeño?.
Porque los aportes aumentan la sinergia y las intervenciones hechas simplemente por intervenir, la matan. La sinergia es un efecto, es un resultado que se produce sólo con los aportes individuales, al invertir el conocimiento, la información útil, la creatividad, la originalidad y la adaptación de lo conocido a nuevas situaciones, al “inventarse una” en medio de la crisis. Todo ello es lo que agrega valor al propósito común. El producto de estos aportes, es un resultado enriquecido por el pensamiento creativo colectivo de la diversidad de los miembros del equipo. Esta inteligencia, es cualitativamente superior a la suma de las partes, o de los aportes individuales hechos por cada miembro. Trabajar en equipos de alto desempeño es más económico y eficaz, y esta probado por la experiencia conocida como la herramienta más poderosa de nuestro tiempo para invertir el capital humano. ¿Existen en su empresa equipos de trabajo de alto desempeño?.
Perfil
del negociador
Existen características típicas de un buen negociador, que una vez que te acostumbras a detectarlas, saltan a la vista. Este artículo ha sido redactado en género masculino pero aplica por igual a los dos géneros. Veamos:
Le gusta negociar: la negociación no le asusta, todo lo contrario, la contempla como un desafío, se siente cómodo. Tampoco le asustan las negociaciones complicadas, pueden incluso hasta motivarle más.
Es entusiasta: aborda la negociación con ganas, con ilusión. Aplica todo su entusiasmo y energía en tratar de alcanzar un buen acuerdo.
Es un gran comunicador: sabe presentar con claridad su oferta, consigue captar el interés de la otra parte. Se expresa con convicción.
Es persuasivo: sabe convencer, utiliza con cada interlocutor aquellos argumentos que sean más apropiados, los que más le puedan interesar.
Es muy observador: capta el estado de ánimo de la otra parte, cuáles son realmente sus necesidades, qué es lo que espera alcanzar. Detecta su estilo de negociación, sabe “leer” el lenguaje no verbal.
Es sociable: una cualidad fundamental de un buen negociador es su facilidad para entablar relaciones personales, su habilidad para romper el hielo, para crear una atmósfera de confianza. Tiene una conversación interesante, animada, variada, oportuna.
Es respetuoso: muestra deferencia hacia su interlocutor, comprende su posición y considera lógico que luche por sus intereses. Su meta es llegar a un acuerdo justo, beneficioso para todos.
Es honesto: negocia de buena fe, no busca engañar a la otra parte, cumple lo acordado.
Es profesional: es una persona capacitada, con gran formación. Prepara con esmero cualquier nueva negociación, no deja nada al azar.
Detesta la improvisación, la falta de rigor y de seriedad: conoce con precisión las características de su oferta, cómo compara con la de los competidores, cómo puede satisfacer las necesidades de la otra parte.
Es meticuloso: reúne toda la información disponible, ensaya con minuciosidad sus presentaciones, define con precisión su estrategia, sus objetivos. Le da mucha importancia a los pequeños detalles.
Es sólido: tiene las ideas muy claras (sabe lo que busca, hasta donde puede ceder, cuáles son los aspectos irrenunciables, etc.). El buen negociador es suave en las formas pero firme en sus ideas (aunque sin llegar a ser inflexible).
Tiene autoconfianza: el buen negociador se siente seguro de su posición, no se deja impresionar por la otra parte, no se siente intimidado por el estilo agresivo del oponente. Sabe mantener la calma en situaciones de tensión.
Es ágil: capta inmediatamente los puntos de acuerdo y de desacuerdo. Reacciona con rapidez, encuentra soluciones, toma decisiones sobre la marcha, sabe ajustar su posición en función de la nueva información que recibe y de la marcha de la negociación. No deja escapar una oportunidad.
Es expeditivo: busca resultados en el corto plazo, aunque sin precipitarse (sabe que cada negociación lleva su propio tiempo y que hay que respetarlo). Sabe cuales son sus objetivos y se dirige hacia ellos. Los obstáculos están para superarlos, no desiste sin plantear batalla.
Acepta el riesgo: sabe tomar decisiones con el posible riesgo que conllevan, pero sin ser imprudente (distingue aquellas decisiones más trascendentales que exigen un tiempo de reflexión y que conviene consultar con los niveles superiores de la compañía).
Es paciente: sabe esperar, las operaciones llevan un ritmo que conviene respetar. Uno no debe precipitarse intentando cerrar un acuerdo por miedo a perderlo.
Es creativo: encuentra la manera de superar los obstáculos, descubre soluciones novedosas, detecta nuevas áreas de colaboración.
CONFLICTO ORGANIZACIONAL
El conflicto organizacional generalmente tiene mala reputación por causar discordia y desconfianza entre los empleados, dificultando así la productividad. Sin embargo, no siempre es negativo. El conflicto puede abrir una puerta a la resolución de problemas de colaboración y crecimiento, si se lo utiliza adecuadamente.
Definición
Según James A. Cram y Richard K. MacWilliams en "The Cost of Conflict in the Workplace", un conflicto organizacional es una diferencia de opiniones entre los miembros internos de una organización, como la gerencia, empleados, directores y miembros de la junta directiva.
Importancia
El conflicto organizacional puede evitar que un proyecto avance si dos partes no pueden ponerse de acuerdo a la hora de proceder. Si el conflicto es identificado y discutido de manera calmada y abierta, puede resultar en el desarrollo de mejores estrategias y soluciones para los problemas comunes.
Características
El conflicto organizacional que no se trata de forma apropiada puede identificarse por varios signos que incluyen pérdida de productividad, discordia evidente entre los empleados frustrados o proyectos que quedan paralizados porque no se toman decisiones. Los conflictos positivos tienden a tener el efecto positivo con resultados positivos.
Causas
Las opiniones diferentes sobre las responsabilidades laborales frecuentemente causan conflictos organizacionales. Otras causas incluyen cambios organizacionales y falta de comunicación. Por ejemplo, si una empresa cambia las políticas y procedimientos, los empleados pueden sentirse frustrados si no entienden completamente sus nuevas responsabilidades.
Prevención/Solución
La mejor forma de lidiar con un conflicto organizacional es hacer una sesión de lluvia de ideas positiva entre las partes. Las diferentes opiniones y las nuevas ideas pueden crear soluciones innovadoras y nuevos conceptos que pueden beneficiar actualmente a la organización.
ANÁLISIS DEL TEMA:
Las circunstancias antes expuestas muestran con claridad la necesidad de poseer un perfil personal-profesional no solo especial, sino muy fuera de lo común. La selección del negociador es un importante componente en el desarrollo de un efectivo Equipo de Negociación. Debe tenerse especial consideración en el proceso de selección antes que los futuros negociadores continúen con el entrenamiento. Las siguientes líneas de orientación sugeridas se emplean para la pre-selección. Se recomienda reunir información de varias fuentes.
Buscar características de destreza en la buena comunicación, responsabilidad, inventiva, persuasión y habilidad demostrada para resolver problemas operativos pequeños hasta los de una considerable importancia. Condiciones de liderazgo y sentimientos de camaradería desarrollado entre sus pares.
Un negociador puede ser un individuo que salve vidas o un arma tan letal como los mismos sospechosos si comete un solo error, sin perjuicio de las consecuencias gravísimas que puede acarrearle una función que tiene en sí un elevado riesgo de vida o de sufrir efectos perjudiciales no solo físicos sino también psíquicos. Las negociaciones en éstos casos son sucesos agobiantes; y pueden incluso; cuando se prolongan con pocas posibilidades de solución, evidenciarse como episodios psíquicamente agotadores y aún cuando juegan los sentimientos pueden resultar sumamente traumáticos .Es preciso entonces poner especial énfasis en las condiciones personales de selección de futuros negociadores.
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